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Facturación en BLOQUE |
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Con este módulo de FACTURACIÓN EN BLOQUE puedes lograr con sólo pocos clic crear TODAS las facturas de tus clientes sin tener que hacerlas una a una. También podras contabilizarlas, enviar a cartera (cxc), enviarlas al correo del cliente, firmarlas y enviarlas a la DIAN todo esto en bloque. Imaginate crear 250 o +300 Facturas, contabilizarlas, enviarlas a la DIAN y enviarlas a cartera (cxc) con un sólo clic y NO una a una, este módulo es muy utilizado en pagos de matrículas, pensiones en instituciones educativas, pago de subscripciones, televisión porcable, internet, revistas, propiedad horizontal, entre otros que facturen concurrentemente mensualidades. ¡Esto te ahorrará mucho tiempo y dolores de cabeza!. En estos 9 1. Entrar al módulo de Facturas en Bloque 2. Configurar Conceptos de Cobro 3. Asignar a Clientes Conceptos de Cobro 4. Asignar a Clientes Descuentos 5. Asignar a Clientes Pagos Anticipados 6. Generar Facturs Masivas 7. Contabilización y Envio Masivo a Cartera (cxc) 8. Impresión en Bloque de Facturas 9. Envio Masivo facturas a Correos Clientes |
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Para crear un nuevo concepto de cobro, cambie el ID cero (0) por un número, RECOMENDACIÓN: seguir consecutivo. |
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Ejemplo; para crear un NUEVO concepto, en el ID cololocar un consecutivo, en este ejemplo el código 3, enseguida automáticamente aparecerá un signo +, haga clic en el signo + para seleccionar los productos que van a componer este PLAN o concepto, en Detalle digite el nombre o referencia del concepto, en este ejemplo PLAN # 3 |
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Al hacer clic en el signo + seleccione uno o más productos que conformarán el PLAN, en este ejemplo Familia 2 decos. Puede seleccionar el producto de la lista o digitar el código directamente en el ID_Producto Para buscar rápidamente los codigos de los productos presiona la tecla F2 |
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Una vez creados todos los PLANES o conceptos, el siguiente paso es asignar a los Clientes un concepto para la Facturación masiva Clic en:
Se muestra un formulario con todos los cllientes En la columna OrdPago digite el código del CONCEPTO DE COBRO a cada cliente para relacionarlo En este ejemplo se crearon 3 conceptos de cobro, PLAN #1, PLAN #2 Y PLAN # 3. con los códigos 1, 2 y 3. |
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Puede que algunos clientes tengan descuentos, cupones de rebajas en sus planes, registrelos aquí. Clic en el siguiente botón
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Digite el código del cliente
Si no lo sabe, clic en Buscar Cliente: 
Una vez cargado el cliente, proceda a seleccionar el producto al cual se va hacer el descuento:
En este ejercicio: MENSUALIDAD
Una vez seleccionado el producto puede ingresar el descuento de dos formas diferentes:
Digitando el porcentaje a descontar o Digitando Directamente el Total
Luego clic en el botón: Agregar Línea
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Puede que algunos clientes hagan PAGOS ANTICIPADOS de mensualidades en sus planes, registrelos aquí. Clic en el siguiente botón
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Digite el código del cliente
Si no lo sabe, clic en Buscar Cliente:
Una vez cargado el cliente, proceda a seleccionar el producto al cual se va hacer el descuento:
En este ejercicio: MENSUALIDAD
Verifique el AÑO y el MES de inicio de las cuotas anticipadas.
Ejemplo: El cliente pagó 4 mensualidades anticipadas. SEPTIEMBRE-OCTUBRE-NOVIEMBRE Y DICIEMBRE
Empezará a partir de la facturación del mes de Septiembre
En la casilla: Cuotas anticipadas digite 4, luego clic en el botón generar recibos
Así se vera la pantalla de generación de Facturas en BLOQUE
DIGITE O SELECCIONE EL PERIODO INICIO Y FECHA LIMITE DE FACTURACIÓN
NOTA: En fecha de EMISIÓN digite el primer día del MES
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Puede seleccionar a que clientes quiere crearles la FACTURA para posteriormente FILTRARLOS y crear la FACTURA, si NO hace ningún tipo de FILTRO, el sistema generará la FACTURA a todos los clientes MOSTRADOS EN PANTALLA esten o NO esten seleccionados. |
Nota Importante: Con DOBLE CLIC dentro de cualquier casilla, SELECCIONA O DES-SELECCIONA todas las casillas.
RECUERDE: Las FACTURAS se realizan a todos lo cliente listados en patantalla estén o NO esten seleccionados (chuliados)
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Para MOSTRAR sólo los clientes que se han seleccionado y hacer la FACTURA sólo a ellos. Clic en el TRIANGULO para desplegar la opción de filtros
Clic en ACEPTAR, muestra sólo los clientes seleccionados, en este ejemplo se han seleccionado 15 clientes de 70 y sólo se le harán las facturas a estos.
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El siguiente PASO es seleccionar la Fecha de Emisión de la Factura y la Fecha Límite de PAGO IMPORTANTE: En la fecha de Emisión seleccione el primer día del mes. Al hacer clic dentro del campo de las fechas puede seleccionar la fecha dentro del calendario, o también la puede digitar en el formato dd-mm-aaaa |
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El último PASO para crear las Facturas Clic ordenadamente en los siguientes botones: Clic en GENERAR FACTURAS ELECTRÓNICAS ahora si desea que se agregue los SALDOS PENDIENTES por Cobrar clic en el Segundo BOTÓN Aplicar SALDO Pendiente y POR último Clic en GUARDAR |
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Si tiene clientes con descuentos en planes, apliqueles el descuento haciendo clic en la pestaña Aplica Beca e Interés luego clic en el botón: Aplicar Descuentos a Clientes |
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Si tiene clientes con PAGOS ANTICIPADOS, clic en el botón: Generar Descuentos en Pagos Anticipados |
Nota Importante:LOS SALDOS PENDIENTES POR COBRAR SE REFLEJAN DENTRO DE LA FACTURA EN ESTE CAMPO
El Saldo Pendiente es un valor informativo sólo para el cliente, ya que cuando se envia la factura electrónica a la DIAN y a las cuentas por cobrar, cartera (cxc) sólo se sube el valor total de la factura sin saldos pendientes anteriores por cobrar.
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Para FILTRAR sólo las Facturas hechas en el día, se procede a hacer un filtro, seleccione la fecha y luego clic en el botón con simbolo de embudo:
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Mostrará sólo las Facturas hechas ese día, en este ejemplo 9 facturas
PASOS PARA ABRIR FACTURAS FILTRADAS
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Se puede observar que el TOTAL de VENTA es CERO (0) se procede a abrir las Facturas para totalizarlas y CONTABILIZARLAS MASIVAMENTE Para abrir las Facturas FILTRADAS desplacese al final de la LISTA en PANTALLA, clic en la Barra de desplazamiento HORIZONTAL y ubique el siguiente campo: Abrir Filtrada clic en la primera Factura
FIGURA #1 |
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Abra las Facturas Fitratadas para proceder a TOTALIZARLAS Y CONTABILIZARLAS Este seguro de que abrieron la totalidad de las facturas, en este ejemplo: Registro 1 de 15 facturas
En el encabezado del FORMULARIO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA clic en el botón del EMBUDO, para activar el botón de MASIFICAR CONTABILIZACIÓN, lo encuentra en el pie del formulario
En el pie del formulario se activa el boton: MASIFICAR CONTABILIZACIÓN, 1 clic en este botón, Este seguro de que abrieron la totalidad de las facturas en este ejemplo: Registro 1 de 15
Automáticamente empieza a totalizar y contabilizar una a una, espere que termine el proceso. más o menos 3 segundos por factura. Una vez termine el proceso se verá ya totalizadas las Facturas.
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Ahora para ENVIAR LAS FACTURAS FILTRADAS MASIVAMENTE A LA CARTERA CUENTAS POR COBRAR (CXC)
Recuerde clic en el embudo para aplicar el filtro sólo para la fecha inicial de la factura, el primer día del mes.
Siga los PASOS PARA ABRIR FACTURAS FILTRADAS ver FIGURA #1 del 6 paso de esta guia
Si está seguro de que abrieron la totalidad de las facturas en este ejemplo: Registro 1 de 9 facturas
Clic en el botón Envio Masivo a Cartera CxC (Solicitará confirmación)
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Ahora, el último paso, si desea ENVIARLAS A LA DIAN MASIVAMENTE Siga los PASOS PARA ABRIR FACTURAS FILTRADAS ver FIGURA #1 del 6 paso de esta guia Recuerde clic en el embudo para aplicar el filtro sólo para la fecha inicial de la factura, el primer día del mes.
Clic en el botón en el pie del formulario 2. ENVIO MASIVO a la DIAN F.E. Produccion Automáticamente empieza a ENVIR A LA DIAN las facturas filtradas una a una, espere que termine el proceso. más o menos 5 segundos por factura.
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Para FILTRAR sólo las Facturas hechas en el día, se procede a hacer un filtro, seleccione la fecha y luego clic en el botón con simbolo de embudo:
Siga los PASOS PARA ABRIR FACTURAS FILTRADAS ver FIGURA #1 del 6 paso de esta guia |
CLIC EN ESTE BOTÓN PARA ABRIR EL MÓDULO
PARA "IMPRIMIR" LAS FACTURAS FILTRADAS EN EL FORMULARIO CLIC EN EL SIGUIENTE BOTÓN
Mostrará en vista preliminar sólo las facturas filtradas en el formulario, en este ejemplo: 15 facturas
PARA IMPRIMIR UNA O VARIAS FACTURAS SELECCIONELAS HACIENDO CLIC DENTRO DE LA FACTURA, Luego clic en Vista preliminar
En esta imagen se han seleccionado 4 Facturas
Para des-seleccionarlas clic nuevamente dentro de la Factura o para des seleccionarlas todas clic en el botón Limpiar Selección
PARA ENVIO DE LAS FACTURAS AL CORREO ELECTRÓNICO DE LOS CLIENTES DE FORMA MASIVA
1. Seleccione la Fecha y luego clic en el botón de Filtro de la imagen de arriba.
Mostrará todas las Facturas hechas en la Fecha
2. Generar en PDF todas las Facturas Filtradas
Clic en el botón: Exporta PDF Toda la Lista
Las facturas exportadas en PDF se guardan en esta ruta:
3. Abrir el módulo de ENVIO MÁSIVO DE EMAILS
Automáticamente carga el listado de los clientes FILTRADOS con sus respectivos correos
Por defecto muestra marcado todos los clientes
Desmarque los clientes a los cuales NO desea enviarles correo
Nota Importante: Para que el sistema de envio masivo NO se bloque, debe estar seguro que TODOS los clientes tengan correo asignado, si algún cliente tiene correo VACIO el sistema se bloqueará
Debe filtrar y desmarcar los clientes que NO tengan correo o estén vacios antes de proceder al envio masivo.
Puede aplicar filtros dentro del subformulario
Luego de filtrar los clientes sin correo o vacios desmarque con "Quitar todos"
Ejemplo: en la siguiente imagen hay un correo vacio
Aplico un filtro para mostrar el o los clientes sin correo o correo vacio
Luego clic en: Quitar Todos...! Me desmarca todos los Filtrados.
Una vez desmarque los clientes sin correo, continue con el proceso:
Llene el campo de quien envia
Puede personalizar el mensaje
Por último clic en Enviar
- GUIA: Carga másiva de Cuentas por Cobrar (CXC) desde archivo PLANO. Ver guia Clic aqui
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